EndNote permet de constituer des bases de données contenant toutes les références bibliographiques que l'usager juge pertinentes à ses travaux. Lors de la rédaction de textes avec Word, ces références peuvent ensuite être facilement récupérées pour la production de bibliographies ou de références de bas de page éditées selon un format de son choix.
L'usager peut utiliser la version web du produit, Endnote Web, ou installer le logiciel sur son appareil. Des versions Windows et MacIntosh sont disponibles. Pour obtenir une copie du logiciel, voir les conditions d'utilisation.
Pour se familiariser rapidement avec les fonctions d'EndNote, le Service de la Bibliotech @ distance met aussi à votre disposition un tutoriel Autoformation à EndNote.
Les possibilités offertes par EndNote
- Conservation sur l'ordinateur de l'utilisateur de toutes les références pertinentes à leurs études et à leurs travaux de recherche;
- Gestion efficace, simple et souple de ces références;
- Ajout si désiré à ces références de résumés critiques et de notes de lecture;
- Addition ou création de références par recherche directe dans des bases de données externes par importation sélective des résultats de recherche ou par leur saisie à l’unité;
- Insertion facile, à partir de Word ou de WordPerfect, des références à des textes produits au moyen de ces logiciels de traitement de textes;
- Génération automatique, à la fin d’un texte, d’une bibliographie complète et conforme au style de présentation exigé par l'éditeur ou par l'établissement d'attache;
- Production de bibliographies en format HTML pour diffusion sur un site ou dans une page Web quelconque;
- Réutilisation des références conservées pour différents écrits soit dans des notes de bas de page ou dans des bibliographies annexées; et,
- Utilisation possible d'une seule interface de recherche intégrée à ces logiciels pour l'interrogation de nombreux catalogues en ligne de bibliothèque et bases bibliographiques compatibles avec le protocole de communication Z39.50.
Haut de page
Les conditions d’utilisation
En vertu de la licence d’exploitation obtenue,
- l’emprunt du logiciel est limité aux seuls étudiants, professeurs, tuteurs, chercheurs, attachés de recherche et autres professionnels rattachés à la Direction de l’enseignement et de la recherche de la Télé-université,
- tout usager admissible de la bibliothèque peut procéder à l’installation du logiciel exclusivement sur les postes de travail qu’il utilise, soit celui que l'université lui fournit au bureau soit celui qu'il possède à la maison ou encore sur l’ordinateur portatif dont il se sert, et les utiliser par la suite seulement à des fins personnelles,
- tout usager admissible de la bibliothèque qui emprunte ce logiciel s’engage à n'en faire aucune copie par quelque moyen que ce soit ou à le prêter lui-même à une tierce personne quel qu’elle soit,
- les droits d’utilisation du logiciel sont renégociés d’année en année. Si ces droits venaient à échéance, les utilisateurs du dit logiciel ne pourront continuer à s’en servir; dans ce cas, ils devront procéder à la désinstallation de celui-ci sur leur poste de travail dès réception d’un avis formel de la bibliothèque à cet effet,
- Tout usager admissible de la bibliothèque désireux d'emprunter et d'installer ce logiciel sur son ordinateur doit imprimer et remplir le Formulaire d'engagement de responsabilité personnelle et en transmettre une copie à la commis au prêt de la bibliothèque. Pour ce faire, l'usager peut soit :
- expédier par télécopieur, au numéro (418) 657-2094, pour la région de Québec, ou (514) 843-2160, pour la région de Montréal, une copie dûment signée du formulaire précité en prenant soin d'indiquer le nom de la commis, Parisse Potvin, comme destinataire de l'envoi;
- se présenter en personne à la bibliothèque de la TÉLUQ, à Québec (local 3270), pour compléter et signer sur place le Formulaire d’engagement de responsabilité personnelle et prendre possession du cédérom sur lequel est enregistré le logiciel désiré ; ou
- se présenter en personne avec sa carte d'étudiant de la TÉLUQ ainsi que d'une autre pièce d'identité au comptoir du prêt de l'une des bibliothèques d'un autre établissement du réseau de l'Université du Québec et demander à remplir les formalités particulières d'emprunt des logiciels EndNote et ProCite.
- Les usagers admissibles de la bibliothèque procèdent eux-mêmes à l'installation du logiciel mais ils peuvent, au besoin, faire appel à l'assistance technique d'une personne ressource du Service de l’informatique pour se faire aider dans cette tâche (Voir plus loin la rubrique Personnes-ressources).
Haut de page
Documentation
Lors de l'installation du logiciel, le manuel complet d'utilisation est automatiquement copié en format PDF sur le poste de travail de l'utilisateur.
D'autre part, une documentation diversifiée de langue française pour les diverses versions du logiciel est aussi disponible sur le site de l'INRA à l’adresse suivante : http://www.nantes.inra.fr/information_scientifique_et_technique/ressources_documentaires/gerer_sa_bibliographie_avec_endnote
Haut de page
Sauvegarde et importation de références : procédures et filtres
EndNote permet d'importer des références provenant de différentes bases de données. Ces références doivent d'abord être sauvegardées dans des formats précis pour être ensuite importées à l'aide de différents filtres qui décodent les données pour les transférer dans les champs appropriés des notices de votre base de données bibliographiques EndNote. La procédure de sauvegarde et d'importation varie d'un fournisseur commercial de base de données à l'autre. Un tableau de ces différentes procédures pour les principaux fournisseurs est disponible sur le site de EndNote.
En outre, le site de EndNote contient aussi un répertoire régulièrement mis à jour de filtres d'importation, cités ou non dans les procédures ci-dessus mentionnées, tant pour plate-forme Windows que Macintosh. Mentionnons que chacun de ces filtres d'importation, une fois rendu disponible dans EndNote, spécifie de quelle manière doit être faite sur le site du fournisseur la sauvegarde des données pertinentes trouvées pour satisfaire à l’utilisation du logiciel. Pour accéder à ces spécifications, à partir du menu File de EndNote, il faut d'abord cliquer sur Import filters puis sur la sous-rubrique Open filter manager; il faut ensuite sélectionner la base et le fournisseur désiré puis cliquer sur le bouton Edit. Les spécifications en question sont fournies en sélectionnant la rubrique About this filter .
D'autre part, une page du site de la bibliothèque de l'École de technologie supérieure (ÉTS) donne accès aux filtres et procédures d'importation pour plusieurs bases bibliographiques importantes auxquelles La Bibliotech @ distance de la TÉLUQ est également abonnée dont, notamment, Web of Science, ProQuest Digital Dissertations et toutes les bases interrogeables par l'interface FirstSearch du fournisseur OCLC. Concernant la procédure d'importation particulière s'appliquant à ce dernier groupe de bases, il est conseillé de porter une attention spéciale à la note "très importante" accompagnant celle-ci, laquelle note souligne la nécessité pour les utilisateurs de la version française de l'interface FirstSearch de sauvegarder sur leur poste et d'utiliser la version française des filtres d'importation correspondant aux bases dans lesquelles ils effectuent leurs recherches.
Un lien contenu dans cette même page du site de la bibliothèque de l'ÉTS pointe par ailleurs vers une autre page donnant quant à elle accès aux fichiers de connexion nécessaires pour l'interrogation des catalogues en ligne des bibliothèques universitaires du Québec à partir du moteur et de l'interface de recherche de EndNote.
Haut de page
Notices de la Téluq
Pour sauvegarder dans EndNote les résultats d'une recherche faite dans le catalogue de la Téluq, deux méthodes sont possibles. La première, qui nécessite l'utilisation d'un filtre, est décrite sur une page Web de la bibliothèque de l'UQTR. La deuxième, qui nécessite l'utilisation d'un fichier de connexion est, quant à elle, décrite sur une page Web de la bibliothèque de l'ÉTS.
Haut de page
Des fichiers dits de "style" conservés dans le dossier Styles du répertoire EndNote du poste de travail contiennent les différents formats d'affichage des références bibliographiques insérées dans vos textes ou vos bibliographies à partir du contenu de vos bases de données EndNote. Au moment de l'installation EndNote, plus de 400 de ces fichiers de style sont automatiquement copiés dans le dossier ci-dessus mentionné. Si le style de présentation que vous recherchez ne fait pas partie de ceux ainsi copiés lors de l'installation du logiciel, vous pouvez soit modifier vous-même un filtre existant qui se rapproche de style désiré ou alors en créer un tout à fait nouveau. D'autres fichiers de styles sont aussi disponibles sur le site de EndNote pour les plates-formes Windows et Mac.
Haut de page
Listes de périodiques (journals term lists)
Pour chaque base bibliographique créée dans EndNote, le logiciel crée une liste d'auteurs, une liste de périodiques et une liste de mots-clés destinées à permettre notamment d'accélérer ultérieurement l'entrée manuelle des données dans celle-ci. Toutes trois vides au départ, ces listes s'engraisseront d'elles mêmes, au fur et à mesure que de nouvelles références s'ajouteront à la base, en allant puiser dans les champs pertinents de ces références.
La liste de périodiques comporte toutefois une particularité : elle peut contenir différentes formes abrégées d’un titre de périodique en plus de son titre complet. En plus d’accélérer l’entrée des données, elle a aussi pour fonction de permettre aux fichiers de style d'utiliser au choix l'une de ces formes d'abréviation ou le titre complet d’un périodique lors de la production de bibliographies. De plus afin d'enrichir rapidement la liste des périodiques associée à une base déjà créée dans EndNote, il est possible d'importer dans celle-ci soit l'une des trois listes déjà fournies avec le logiciel ou d'autres listes semblables disponibles sur le Web dont celles répertoriées dans cette page de la bibliothèque de l'UQAC. Pour savoir comment procéder, il suffit de consulter l'aide (menu Help) disponible dans EndNote à la sous-rubrique The Journal Term List.
Haut de page
Personnes-ressources
Pour obtenir de l’aide afin d’installer EndNote, il est souhaitable de s’adresser à une personne du Service de l'informatique de la TÉLUQ. Par ailleurs, pour tout renseignement supplémentaire concernant l'utilisation de EndNote, il est plutôt opportun de contacter le bibliothécaire du Service de La Bibliotech @ distance. Les coordonnées de ces personnes sont respectivement fournies sous les rubriques Assistance technologique et Soutien du bibliothécaire au repérage de la page disponible sous le bouton Pour nous joindre, dans le haut à la droite de cet écran.
Enfin il convient de souligner que le producteur du logiciel rend disponible un forum de discussion pour les utilisateurs de EndNote auquel il est possible de s’abonner à l’adresse suivante: majordomo@endnote.com, en laissant vide la ligne du sujet et en tapant seulement "subscribe endnote-interest" comme texte du message.
Ces pages s'inspirent des pages sur le même sujet préparées par les bibliothèques du réseau de l’Université du Québec et notamment de celles de l'UQTR, de l’UQAC et de l’ETS.